1. Verbesserte Organisation: Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie alle wichtigen Dokumente an einem zentralen Ort speichern, organisieren und abrufen.
2. Bessere Versionskontrolle: Mit einem Dokumentenverwaltungssystem können Sie mehrere Versionen eines Dokuments verfolgen und so sicherstellen, dass Sie immer Zugriff auf die aktuellste Version haben.
3. Erhöhte Sicherheit: Viele Dokumentenmanagementsysteme bieten Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Passwortschutz, um Ihre Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
4. Leichtere Zusammenarbeit: Ein Dokumentenverwaltungssystem erleichtert die gleichzeitige Arbeit mehrerer Personen an einem Dokument und verbessert so die Kommunikation und Zusammenarbeit.
5. Effizientere gemeinsame Nutzung von Dokumenten: Mit einem Dokumentenverwaltungssystem können Sie Dokumente problemlos mit anderen teilen, unabhängig davon, ob diese innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens sitzen.
6. Verbesserte Dokumentensuche: Ein Dokumentenmanagementsystem enthält in der Regel eine Suchfunktion, mit der Sie bestimmte Dokumente auch in großen Sammlungen schnell finden können.
7. Verbesserte Einhaltung von Vorschriften: Ein Dokumentenmanagementsystem kann Ihnen dabei helfen, die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten, indem es eine einfache Möglichkeit bietet, wichtige Dokumente zu verfolgen, zu speichern und darauf zuzugreifen.
8. Besserer Dokumenten-Workflow: Ein Dokumentenmanagementsystem kann dazu beitragen, den Prozess der Erstellung, Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten zu rationalisieren, indem es einen effizienten Arbeitsablauf für die Dokumentenverwaltung bereitstellt.
9. Erhöhte Mobilität: Viele Dokumentenverwaltungssysteme sind Cloud-basiert, d. h. Sie können von jedem Ort, zu jeder Zeit und mit jedem Gerät auf Ihre Dokumente zugreifen.
10. Kosteneinsparungen: Ein Dokumentenverwaltungssystem kann Ihnen helfen, Geld zu sparen, indem es den Bedarf an physischer Lagerung, Druck und Versand von Dokumenten reduziert.
11. Bessere Archivierung: Mit einem Dokumentenverwaltungssystem können Sie wichtige Dokumente langfristig aufbewahren und leicht abrufen.
12. Verbesserte Analysefunktionen: Einige Dokumentenmanagementsysteme bieten erweiterte Analyse- und Berichtsfunktionen, die Ihnen helfen, Einblicke in Ihre Dokumentennutzung zu gewinnen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln.

Dies sind nur einige der Vorteile, die ein Dokumentenverwaltungssystem bieten kann. Je nachdem, für welches System Sie sich entscheiden, gibt es möglicherweise noch weitere Funktionen und Vorteile, die Ihrem Unternehmen helfen können, seine Dokumentenverwaltungsprozesse zu verbessern.

Verschiedene Stimmen sagen:

• Es besteht die Gefahr, dass der Mensch irgendwann einmal durch Maschinen kontrolliert wird
• Produkte werden immer ähnlicher, Wertbewerb wird es nicht mehr geben
• Es besteht die Gefahr von Monopolisten und undurchsichtigen Preisen
• Die ökologische Ethik bleibt auf der Strecke
• u.v.m.

Vorteile der Digitalisierung?

• Verkürzung im Time to Market
• Geringere Herstellungskosten
• Mehr Transparenz
• Kürzere Reaktionszeiten
• Bessere Entscheidungen
• Verbesserte Produkte

Zusammenschluss mehrer KMUs beim Thema Digitalisierung

Bei einem Zusammenschluss mehrer KMUs können Prozesse gemeinsam und Paralell eingeführt werden, dies hat entscheidende Vorteile.

• Unterschiedliche Prozesse können Zeitgleich in unterschiedlichen Unternehmen gestartet werden
• Erfahrungen können so auf mehrere Schultern verteilt werden und damit auch die Kosten der «Erfahrung».
• Fehler werden nur einmal gemacht, sodass jeweils die anderen Unternehmen ebenfalls davon protitieren können.
• Erfahrungsaustausch ist keine Einbahnstrasse.

Konzepte für KMUs erstellen wie sie für sich die Digitalisierung gewinnbringend nutzen können. Kosteneffektiv, leicht und nachhaltig – ROI muss zügig erreicht werden.

Digitalisierung: Was ist das? Eine Definition.

Digitalisierung, was bedeutet das?

Lassen Sie uns es ganz einfach beschreiben:

Alles das was der Mensch in die Hand nehmen kann ist analog.

• Ein Brief,
• gedruckte Bücher und Anleitungen,
• geschäftliche Dokumente (Verträge, Bestellungen, Lieferscheine),
• Listen aus der Inventur.

Das sind alles nur Beispiele, Sie kennen sicherlich noch eine Menge weiterer Schriftstücke.

Wichtige Informationen werden weiterverarbeitet. Um diesen Medienbruch zu verhindern, braucht es Digitalisierung.

Medienbruch ist die Übersetzung vom analogen Schriftstück in eine digitale Datei. Entweder durch abschreiben oder die Informationen werden abgelesen und in den Computer übertragen und dabei treten Fehler auf. Diese Fehler gilt es zu verhindern.

Digitalisierung, war vor 15 Jahren das grosse Ziel, ein papierloses Office. Das ist gescheitert. Der Mensch ist ein kreatives Lebewesen. Schnell mal eine Notiz machen, eine Skizze oder einfach nur so etwas aufzeichnen. Das geht mit dem Computer nicht so einfach. Selbst wenn uns das die Industrie weiss machen will.

ABER, und das ist es was unserer Meinung nach Digitalisierung ausmacht, machen Sie sich das (Berufs)Leben leichter. Sparen Sie Platz, Zeit und Nerven indem Sie eine positive Einstellung zur Digitalisierung  einnehmen und bereit sind Veränderungen in Kauf zu nehmen. Veränderungen sind nicht leicht, in kleinen Dosen verabreicht und stetig trainiert wird es zu einem Kinderspiel.

Analog:

• Öffnen und Post verteilen
• Bei unterschiedlichen Bearbeitern Kopien erstellen oder Laufzettel anbringen.
• Bearbeitung
• Ablage

Lassen Sie uns ein Rechenbeispiel machen. Ein breiter Aktenordner A4 ist 8.8 cm breite und bietet 600 Seiten (80 g/m²) Platz. Bei einem Aktenschrank mit den Abmessungen brutto 100 cm x 60 cm werden 0.6 m² Platz benötigt. Die Höhe des Schranks beträgt brutto 250 cm = 6 Fächer à 40 cm Höhe. Auf 0.6 m² Mietfläche können Sie so theoretisch 21’600 Seiten Papier aufbewahren.

Beachten wir zusammen den weiteren Lebenslauf des Dokuments an:

• Nachbearbeitung, Dokument aus dem Ordner entnehmen
• Verweis im Ordner platzieren
• Bearbeiten
• Einordnen

Ein Analoges Dokument kann immer nur von einem Mitarbeiter bearbeitet werden.
Freigaben und Workflows sind ebenso analog (Laufzettel). Dokumente aus dem Archiv (Ordner)
in den aktiven Arbeitsprozess einfügen, bedeutet auch immer, dass das Dokument auch
hinterher wieder am richtigen Ort abgelegt wird. Falls nicht, kann das Dokument so gut
wie nicht mehr gefunden werden.

Wir haben eine Testreihe von 1000 Such- und Ablagevorgängen durchgeführt.
Die Parameter im kurz Überblick.

KMU Buchhaltung, eine Person, Ordner im Schrank direkt 2 m vom Schreibtisch entfernt.
Durschnittliche Zeit um ein Dokument aus einem Buchhaltungsordner zu suchen und für eine
Antwort aufbereiten. Antwort erfolgt per Mail. Zeitbezug ohne schreiben der Antwort Mail.

Hierfür benötigten die Probanten im Durchschnitt: 4 min.

Gleiche Versuchsreihe mit einem Dokumentenmanagement System.
Suchvorgang und finden des richtigen Dokument; Durchschnittlich benötigte Zeit: 2 min.

In der Versuchsreihe konnten so 50% Zeit eingespart werden.

Digitalisierung entbindet nicht gänzlich von der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist geschäftlicher
Dokument (im Original). ABER, es reicht, wenn diese aufbewahrt werden. Sollte die Farbe des Originals
zu Beweiszwecken wichtig sein, so ist dieses im Original vorzuweisen.

Erfahren Sie bald mehr …