Rechenbeispiel – analog vs. digital

Bleiben Sie effizient und finden Sie Ihre Dokumente. Ein Vergleich!

Analog:

• Öffnen und Post verteilen
• Bei unterschiedlichen Bearbeitern Kopien erstellen oder Laufzettel anbringen.
• Bearbeitung
• Ablage

Lassen Sie uns ein Rechenbeispiel machen. Ein breiter Aktenordner A4 ist 8.8 cm breite und bietet 600 Seiten (80 g/m²) Platz. Bei einem Aktenschrank mit den Abmessungen brutto 100 cm x 60 cm werden 0.6 m² Platz benötigt. Die Höhe des Schranks beträgt brutto 250 cm = 6 Fächer à 40 cm Höhe. Auf 0.6 m² Mietfläche können Sie so theoretisch 21’600 Seiten Papier aufbewahren.

Beachten wir zusammen den weiteren Lebenslauf des Dokuments an:

• Nachbearbeitung, Dokument aus dem Ordner entnehmen
• Verweis im Ordner platzieren
• Bearbeiten
• Einordnen

Ein Analoges Dokument kann immer nur von einem Mitarbeiter bearbeitet werden.
Freigaben und Workflows sind ebenso analog (Laufzettel). Dokumente aus dem Archiv (Ordner)
in den aktiven Arbeitsprozess einfügen, bedeutet auch immer, dass das Dokument auch
hinterher wieder am richtigen Ort abgelegt wird. Falls nicht, kann das Dokument so gut
wie nicht mehr gefunden werden.

Wir haben eine Testreihe von 1000 Such- und Ablagevorgängen durchgeführt.
Die Parameter im kurz Überblick.

KMU Buchhaltung, eine Person, Ordner im Schrank direkt 2 m vom Schreibtisch entfernt.
Durschnittliche Zeit um ein Dokument aus einem Buchhaltungsordner zu suchen und für eine
Antwort aufbereiten. Antwort erfolgt per Mail. Zeitbezug ohne schreiben der Antwort Mail.

Hierfür benötigten die Probanten im Durchschnitt: 4 min.

Gleiche Versuchsreihe mit einem Dokumentenmanagement System.
Suchvorgang und finden des richtigen Dokument; Durchschnittlich benötigte Zeit: 2 min.

In der Versuchsreihe konnten so 50% Zeit eingespart werden.

Digitalisierung entbindet nicht gänzlich von der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist geschäftlicher
Dokument (im Original). ABER, es reicht, wenn diese aufbewahrt werden. Sollte die Farbe des Originals
zu Beweiszwecken wichtig sein, so ist dieses im Original vorzuweisen.

Erfahren Sie bald mehr …