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12 Gründe für ein Dokumentenmanagementsystem DMS

Aus welchem Grund sollte sich ein Unternehmer für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) entscheiden?

  1. Verbesserte Organisation: Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie alle wichtigen Dokumente an einem zentralen Ort speichern, organisieren und abrufen.
  2. Bessere Versionskontrolle: Mit einem Dokumentenverwaltungssystem können Sie mehrere Versionen eines Dokuments verfolgen und so sicherstellen, dass Sie immer Zugriff auf die aktuellste Version haben.
  3. Erhöhte Sicherheit: Viele Dokumentenmanagementsysteme bieten Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Passwortschutz, um Ihre Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
  4. Leichtere Zusammenarbeit: Ein Dokumentenverwaltungssystem erleichtert die gleichzeitige Arbeit mehrerer Personen an einem Dokument und verbessert so die Kommunikation und Zusammenarbeit.
  5. Effizientere gemeinsame Nutzung von Dokumenten: Mit einem Dokumentenverwaltungssystem können Sie Dokumente problemlos mit anderen teilen, unabhängig davon, ob diese innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens sitzen.
  6. Verbesserte Dokumentensuche: Ein Dokumentenmanagementsystem enthält in der Regel eine Suchfunktion, mit der Sie bestimmte Dokumente auch in großen Sammlungen schnell finden können.
  7. Verbesserte Einhaltung von Vorschriften: Ein Dokumentenmanagementsystem kann Ihnen dabei helfen, die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten, indem es eine einfache Möglichkeit bietet, wichtige Dokumente zu verfolgen, zu speichern und darauf zuzugreifen.
  8. Besserer Dokumenten-Workflow: Ein Dokumentenmanagementsystem kann dazu beitragen, den Prozess der Erstellung, Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten zu rationalisieren, indem es einen effizienten Arbeitsablauf für die Dokumentenverwaltung bereitstellt.
  9. Erhöhte Mobilität: Viele Dokumentenverwaltungssysteme sind Cloud-basiert, d. h. Sie können von jedem Ort, zu jeder Zeit und mit jedem Gerät auf Ihre Dokumente zugreifen.
  10. Kosteneinsparungen: Ein Dokumentenverwaltungssystem kann Ihnen helfen, Geld zu sparen, indem es den Bedarf an physischer Lagerung, Druck und Versand von Dokumenten reduziert.
  11. Bessere Archivierung: Mit einem Dokumentenverwaltungssystem können Sie wichtige Dokumente langfristig aufbewahren und leicht abrufen.
  12. Verbesserte Analysefunktionen: Einige Dokumentenmanagementsysteme bieten erweiterte Analyse- und Berichtsfunktionen, die Ihnen helfen, Einblicke in Ihre Dokumentennutzung zu gewinnen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln.

Dies sind nur einige der Vorteile, die ein Dokumentenverwaltungssystem bieten kann. Je nachdem, für welches System Sie sich entscheiden, gibt es möglicherweise noch weitere Funktionen und Vorteile, die Ihrem Unternehmen helfen können, seine Dokumentenverwaltungsprozesse zu verbessern.